Recursos humanos e compliance

Prove qual política estava valendo — em qualquer data.

Códigos de conduta, políticas de privacidade, regulamentos internos e treinamentos mudam ao longo do tempo. Em uma auditoria, investigação ou reclamação, a pergunta é sempre: qual versão estava em vigor naquele dia e o colaborador teve acesso a ela? Registrar cada versão publicada responde isso com uma prova independente.

Ver como funciona

O desafio

Onde a prova costuma falhar

Qual versão estava em vigor?

Políticas são atualizadas e substituídas. Provar o texto exato de uma data passada costuma ser difícil.

Evidência de investigação contestada

Em apurações internas, a integridade das provas coletadas pode ser questionada pelos envolvidos.

Prestação de contas

Reguladores e auditores pedem que a empresa demonstre as medidas que adotou — e quando.

Como o Docmint ajuda

Uma prova técnica, simples de criar e fácil de conferir

Versionamento com prova

Cada versão registrada tem data de bloco: você mostra qual texto vigorava em qualquer momento.

Cadeia de custódia digital

Registrar evidências na coleta demonstra que não foram alteradas durante a investigação.

Sigilo de dados pessoais

Documentos com dados de colaboradores não são enviados. Só a impressão digital é registrada.

Pronto para auditoria

Um histórico verificável de políticas e treinamentos facilita demonstrar conformidade.

O que registrar

Arquivos que valem um registro

Códigos de conduta e políticas internas
Políticas de privacidade e termos de uso
Regulamentos e manuais do colaborador
Materiais e listas de presença de treinamentos
Relatórios de auditoria e investigação
Registros de canal de denúncias
Inventários de dados e relatórios de impacto (LGPD)
Atas de comitês e decisões

Qualquer formato serve: o Docmint registra a impressão digital do arquivo, não o conteúdo.

Na prática: publicando uma nova política

O comitê aprovou uma nova política de uso de dados pelos colaboradores.

1
Gere o PDF final aprovado da política e a ata da aprovação.
2
Registre os dois arquivos no Docmint, com o código e a versão da política.
3
Publique a política na intranet com o link de verificação.
4
Em uma auditoria futura, você mostra o texto exato e a data de vigência.

Boas práticas

Registre cada versão aprovada de políticas e códigos.
Registre evidências de investigação no momento da coleta.
Nunca inclua dados pessoais no título ou na descrição.
Mantenha um índice interno ligando cada política aos seus recibos.
Integre o registro ao seu programa de integridade e ao fluxo de aprovação.

O que diz a lei

A LGPD (Lei 13.709/18) exige que o agente demonstre a adoção de medidas eficazes de proteção de dados (art. 6º, X), e a Lei Anticorrupção (Lei 12.846/13) considera a existência de mecanismos internos de integridade na aplicação de sanções (art. 7º, VIII). O registro do Docmint ajuda a documentar o que a empresa fez e quando; ele não substitui assessoria jurídica nem certificações.

Perguntas frequentes

Posso registrar documentos com dados pessoais?

Sim, porque o conteúdo não é enviado. Apenas evite dados pessoais no título e na descrição, que são públicos.

Isso comprova que o colaborador leu a política?

Não sozinho. O registro comprova a versão e a data; a ciência do colaborador depende do seu fluxo de aceite.

Serve como cadeia de custódia?

Ajuda bastante: mostra que o arquivo não mudou desde o registro. Em perícias formais, combine com os procedimentos exigidos.

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